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Les 5 conseils pour changer son logiciel de facturation sans tracas

Sommaire

    Le changement de logiciel n'est pas une étape simple pour une entreprise, nous sommes là pour vous aider à y voir plus clair ! 

    5 conseils pour changer de logiciel de facturationPourquoi changer de logiciel de devis et factures ?

    Le changement de logiciel de facturation peut être à l'origine d'une volonté de l'entreprise ou initié par des facteurs externes. 

    Il peut être dû à des besoins changeants. En effet, les besoins de l'entreprise en matière de comptabilité peuvent évoluer avec le temps, notamment si elle se développe, ajoute de nouveaux produits ou services, ou élargit sa clientèle. Dans ce cas, le logiciel comptable actuel peut ne plus répondre à ces nouveaux besoins.

    Initié suite au phénomène d'obsolescence technologique, les logiciels comptables peuvent rapidement devenir obsolètes avec l'arrivée de nouvelles technologies. Si le logiciel actuel n'est plus pris en charge ou n'est plus compatible avec les autres systèmes informatiques de l'entreprise, il peut être temps de passer à une solution plus moderne.

    Lié à un manque de fonctionnalités, si le logiciel comptable actuel ne dispose pas des fonctionnalités nécessaires pour répondre aux besoins de l'entreprise, il peut être nécessaire de changer pour un logiciel plus complet. Ou encore face à des difficultés d'utilisation, si le logiciel comptable actuel est difficile à utiliser, cela peut entraîner des erreurs et ralentir le travail des comptables.

    Dans ce cas, un logiciel plus convivial peut être une meilleure solution. Enfin, ce changement peut être amorcé s'il existe des coûts élevés, si le coût de maintenance et de mise à jour du logiciel actuel est trop élevé, cela peut inciter l'entreprise à rechercher une solution plus rentable.

    Dans tous les cas, le choix du nouveau logiciel comptable doit être soigneusement étudié, en tenant compte des besoins de l'entreprise, de la qualité du service après-vente et du coût de la solution. Il est également important de prévoir une période de transition pour minimiser les perturbations dans le travail des comptables. Pour plus d'information, regarder notre vidéo sur le sujet :

    Quand peut-on changer de logiciel de facturation en ligne ? 

    Le choix de la période de changement de logiciel comptable dépend de plusieurs facteurs, notamment de l'ampleur du changement, de l'impact sur vos opérations quotidiennes et de la disponibilité de votre équipe pour gérer la transition.

    Quelques recommandations pour bien choisir la période de changement de logiciel comptable : 

    1. Évitez les périodes de pointe : si votre entreprise a des périodes de pointe, comme les périodes de fin d'année fiscale, il est préférable d'éviter de changer de logiciel pendant ces périodes. Cela peut ajouter du stress et de la confusion à une période déjà stressante.

    2. Prévoyez suffisamment de temps pour la transition : Le changement de logiciel peut prendre du temps, donc il est important de prévoir suffisamment de temps pour la transition. Vous devez vous assurer que vous avez suffisamment de temps pour former votre équipe sur le nouveau logiciel et pour transférer toutes les données importantes de l'ancien système vers le nouveau.

    3. Choisissez une période de faible activité : si possible, choisissez une période de faible activité pour changer de logiciel. Cela peut réduire l'impact sur vos opérations quotidiennes et vous donner suffisamment de temps pour résoudre les problèmes qui pourraient survenir pendant la transition.

    4. Impliquez votre équipe : impliquez votre équipe dans la décision de changer de logiciel et dans la planification de la transition. Ils peuvent vous aider à identifier les fonctionnalités dont vous avez besoin et à évaluer les différents logiciels disponibles.

    5. Planifiez à l'avance : planifiez à l'avance le processus de changement de logiciel. Établissez un calendrier détaillé et un plan de travail pour chaque étape de la transition.

    Finalement, le choix de la période de changement de logiciel comptable dépend de votre situation spécifique et de vos besoins uniques en matière de comptabilité. Il est important de prendre le temps de planifier soigneusement la transition pour minimiser l'impact sur vos opérations quotidiennes et assurer une transition en douceur.

    Comment changer de solution de facturation ? 

    Les étapes à ne pas manquer : 

    Le changement de logiciel comptable peut être un processus complexe, mais avec une bonne planification et une exécution soigneuse, il peut être accompli avec succès. Voici les étapes à suivre pour changer de logiciel comptable : 

    • Évaluez vos besoins

    Avant de commencer à rechercher un nouveau logiciel comptable, identifiez les fonctionnalités dont vous avez besoin. Parlez à votre équipe comptable et demandez leur ce qu'ils aimeraient voir dans un nouveau système.

    • Faites des recherches :

    Une fois que vous avez identifié vos besoins, recherchez les options disponibles sur le marché. Comparez les fonctionnalités, les prix et les avis des utilisateurs pour trouver le meilleur logiciel comptable pour votre entreprise.

    • Planifiez la transition 

    Planifiez soigneusement la transition en établissant un calendrier détaillé et en identifiant les tâches et les responsabilités de chaque membre de l'équipe. Prévoyez suffisamment de temps pour former votre équipe sur le nouveau système et pour transférer toutes les données importantes de l'ancien système vers le nouveau.

    • Testez le nouveau logiciel 

    Avant de passer complètement au nouveau logiciel, testez le avec quelques opérations de base pour vous assurer qu'il fonctionne correctement.

    • Transférez les données 

    Transférez les données de l'ancien système vers le nouveau. Il est important de ne pas perdre les données importantes, assurez vous que toutes les données sont transférées correctement.

    • Formez votre équipe 

    Formez votre équipe sur le nouveau système. Fournissez-leur suffisamment de temps pour apprendre les fonctionnalités et les processus du nouveau système.

    • Faites la transition 

    Lorsque votre équipe est prête et que toutes les données ont été transférées, passez complètement au nouveau système. Faites en sorte que tout fonctionne correctement et résolvez tous les problèmes qui pourraient survenir.

    Finalement, le changement de logiciel comptable peut prendre du temps et nécessite une planification soigneuse. Assurez-vous de prendre le temps de choisir le meilleur logiciel pour votre entreprise, de planifier la transition avec soin et de former votre équipe sur le nouveau système. Avec une bonne exécution, le passage à un nouveau logiciel comptable peut aider votre entreprise à fonctionner plus efficacement et à atteindre ses objectifs financiers.

    Quel outil de facturation choisir ? 

    Le choix de logiciel de facturation dépend des besoins spécifiques de votre entreprise et des fonctionnalités que vous recherchez. Il y a plusieurs options disponibles sur le marché, chacune ayant ses propres avantages et inconvénients.

    Pour faire votre choix, vous pouvez faire une checklist des besoins de votre entreprise, quelles sont les caractéristiques de votre activité ? La taille de votre entreprise, le budget, le secteur, le système d'exploitation que vous utilisez... Mais aussi, quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin : suivi des actions en cours, gestion collaborative, contact direct avec votre expert-comptable. Vous pouvez vous appuyer sur l'aide d'un expert-comptable et enfin, vous intéressez à l'étendue des possibilités du logiciel et le tester.