Le lexique sur la facturation électronique

A

AIFE
Agence pour l’informatique financière de l’État, elle gère le système Chorus et propose des solutions de dématérialisation au profit de l’ensemble des personnes publiques et des entreprises.

API, Application Programming Interface
C'est une interface de programmation qui permet à des applications de communiquer entre elles.

Archivage électronique
L'archivage électronique est la conservation des factures électroniques pour une durée spécifique, conformément à la réglementation fiscale.

Autorité de certification
Une autorité de certification (AC) est une entité de confiance qui émet des certificats numériques pour garantir l'authenticité et l'intégrité des données échangées entre les parties lors des transactions.

B

B2B, Business to Business
Représente une entreprise proposant ses services ou produits à d’autres entreprises. À noter qu’à partir de 2024, toutes les entreprises seront obligées d’accepter les factures au format électronique.

B2C, Business to Customer
Désigne les entreprises vendant leurs services ou produits à des particuliers. Les ventes B2C ne sont pas concernées par l’e facturing mais par l’e reporting.

B2G, Business to Government
Désigne les relations entre une entreprise et les pouvoirs publics (l’administration). La facturation B2G se fait déjà de manière électronique via la plateforme en ligne Chorus Pro.

C

Certificat électronique
Le certificat électronique est un tampon numérique apporté par une autorité de certification qui permet de garantir l'authenticité et l'intégrité des factures électroniques.

Chorus Pro
Plateforme en ligne de l’État permettant de déposer les factures pour les Collectivités et les services publics. C’est le précurseur de la réforme sur la facturation électronique.

CII (Cross Industry Invoce)
Il s'agit d'un format spécifique de facture électronique, élaboré par l'organisme UN/CEFACT.

Coffre-fort électronique
Un coffre-fort électronique est un service qui offre une haute sécurité pour stocker, classer et retrouver des fichiers numériques sensibles tels que des documents administratifs, des factures, des relevés bancaires, des contrats ou encore des photos. Le but est de protéger ces données en garantissant leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité pour les propriétaires de ces fichiers, tout en leur permettant d'y accéder facilement à tout moment.

Cycle de vie d'une facture
Un apport majeur de la réforme de la facturation électronique est d’avoir la possibilité de suivre le cycle de vie d’une facture de son émission jusqu’à son paiement (dépôt, mise à disposition, validation, paiement, etc.) et ainsi de connaître son statut.

Circuit de facturation
Le schéma en Y permet différentes modalités d’échange des factures et de transmission des données :
Circuit A : l’émetteur et le destinataire passent directement par le PPF.
Circuit B : l’émetteur ou le destinataire recourent au PPF tandis que l’autre utilise une PDP.
Circuit C : l’émetteur et le destinataire recourent chacun à une PDP.

E

EDI, Échange Électronique Informatisé
C’est un échange standardisé de données (mandats, paiements, factures, etc.), d'ordinateur à ordinateur, entre l’entreprise, ses clients et ses fournisseurs.

E-Invoicing, Facturation électronique
Il s’agit d’une obligation pour les entreprises d’émettre des factures sous format électronique telle que définie par l'administration fiscale. Un PDF simple n'est plus considéré comme une facture électronique. Elle doit contenir les métadonnées du document comme le format FacturX par exemple.

E-Reporting, Transmission électronique des données de facturation
C'est la transmission à l'État des éléments de facturation qui ne sont pas soumis à l'E Invoicing. La facturation B2B internationale et la facturation B2C.

F

Facture électronique
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire. Elle sera adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation, qu’il s’agisse du portail public de facturation ou d’une autre plateforme de dématérialisation.

Format électronique
Le format électronique est le type de fichier utilisé pour stocker la facture électronique. Il peut s'agir de PDF, XML, EDI, etc. Seront acceptés les formats structurés ou mixtes. Les formats syntaxiques de facture autorisés sont les 3 suivants : Facture X, UBL, CII.

Factur X (format mixte)
Les factures mixtes ou hybrides sont un mélange des deux formes précédentes. Il s'agit d'un PDF, dont les informations sont également structurées. Le meilleur exemple de cela est la Factur X.

M

Mode EDI
Permet des échanges d'informations issus des systèmes d’information des fournisseurs privés et/ou de leur plateforme de dématérialisation.

Mode Service
Permet d’intégrer les fonctionnalités du portail public de facturation au système d’information tiers du fournisseur.

O

Opérateur de dématérialisation
Opérateur offrant des services de dématérialisation des factures, mais non immatriculé. Les opérateurs de dématérialisation ne peuvent pas transmettre directement les factures électroniques à leurs destinataires, mais doivent être raccordés au portail public de facturation ou à une PDP.

P

PAF (piste d'audit fiable)
La PAF est un ensemble de contrôles qui permettent de vérifier l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures émises ou reçues. C’est une obligation de contrôle interne dans le traitement de vos factures. Il s’agit d’une notion importante en matière de facturation électronique car elle garantit la traçabilité et l'authenticité de la facture électronique, ainsi que la non répudiation des transactions.

PPF, Le Portail Public de Facturation
Tiers de confiance public offrant des services gratuits et concentrant les factures et les données de facturation pour l’administration fiscale et les entreprises qui l’auront choisie comme plateforme de dématérialisation.

PDP, Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires
Prestataires offrant des services de dématérialisation des factures. Seules les plateformes de dématérialisation partenaires peuvent transmettre directement les factures électroniques à leurs destinataires et transmettre des données au portail public de facturation.

S

Signature électronique
La signature électronique est un mécanisme permettant de garantir l'intégrité d'un document électronique et d'en authentifier l'auteur, par analogie avec la signature manuscrite d'un document papier. Elle a la même valeur légale qu’une signature manuscrite.

T

Transmission électronique
La transmission électronique est le processus d'envoi et de réception de la facture électronique. Elle peut être effectuée par e mail, portail web, EDI, etc.

U

UBL
Universal business language. Il s'agit d'un format standard lancé par le secteur comme solution pour faciliter le traitement des factures.

X

XLM
Le XLM, pour Extensible Markup Language, désigne un langage informatique utilisé dans la conception des sites Web et pour faciliter les échanges d’informations sur Internet. Pour la facture électronique, le XLM rend possible l’échange de données dans un format structuré et uniformisé pour tous.