Qu'est-ce qu'une facture de situation / d'avancement ?

Qu'est-ce qu'une facture de situation ?

Il s’agit du document comptable qu’établissent de nombreuses entreprises dans le but détailler le paiement de leur prestation. On la désigne également sous le terme de facture d’avancement ou de facture intermédiaire.

Définition et contexte d'utilisation

Le principe de la facture de situation consiste à diviser le coût global d’un chantier ou d’un projet en plusieurs échéances. Ainsi, chaque étape réalisée donne lieu à l’émission d’une quittance correspondant au pourcentage d’avancement des travaux en cours. Le destinataire s’acquitte alors de chacune d’entre elles selon un calendrier précis et préalablement défini entre les parties.

Le recours à la facture d’avancement se prête particulièrement au domaine du BTP et de l’artisanat. Plus généralement, il convient à tous les secteurs d’activité dont la réalisation d’une prestation s’inscrit dans la durée. En effet, il permet à l’entreprise exécutante de disposer de trésorerie sans attendre la livraison de l’ouvrage et la facture finale qui en découle.

Caractéristiques distinctives de la facture de situation

À l’instar de la facture dite « classique » , la facture d’avancement respecte un certain formalisme. Ainsi, l’on y retrouve les éléments essentiels de la pièce comptable traditionnelle (les coordonnées du client, sa raison sociale, etc.). En revanche, cette facture intermédiaire comporte également d’autres mentions qui lui sont propres, tels que :

• La mention « facture de situation » ;

• Le numéro de la facture ;

• La désignation du lot ou du marché concerné ;

• Le numéro du devis auquel la facture se rapporte ;

• Le niveau d’avancement du chantier dans son ensemble ;

• Le niveau d’avancement par rapport à la dernière échéance facturée ;

• Les sommes déjà réglées au moyen de factures intermédiaires ;

• La mention d’éventuels acomptes le cas échéant (en précisant leur date et les sommes versées).

Pour produire une facture de situation en bonne et due forme, le prestataire doit dresser une description détaillée des travaux à réaliser et de leur séquençage. Cette répartition effectuée, il est ainsi plus aisé pour l’acheteur de maîtriser son budget. Il est alors à même d’anticiper ses dépenses et de suivre la progression de l’ouvrage. Le vendeur, quant à lui, génère une trésorerie régulière. Il dispose d’une visibilité plus lointaine en termes de chiffre d’affaires et de charge de travail à attribuer à ses salariés.

Pourquoi utiliser une facture de situation ?

Le principal intérêt que présente ce type de facture réside dans la gestion, en douceur, des flux de liquidité relatifs au financement d’un projet d’envergure et onéreux.

Avantages de cette facture intermédiaire pour la gestion de trésorerie

Nous l’avons vu, la facture de situation profite tant à l’acheteur qu’au vendeur de la prestation. Cette manière de procéder préserve la trésorerie des intéressés. Le client dispose d’un prévisionnel des dépenses à réaliser pour l’exécution de son projet. Il n’a donc pas besoin de mobiliser des sommes trop importantes pour amorcer les premières étapes de mise en œuvre.

En percevant les sommes dues de manière échelonnée, l’entreprise réalisant les travaux se prémunit des risques d'impayés. Le règlement de ces factures intermédiaires limite le manque de liquidité et le besoin en fonds de roulement (BFR). La structure dispose alors des ressources financières nécessaires pour s’approvisionner en matériaux et pour poursuivre le chantier dans le respect des délais impartis.

Suivi de l'avancement du projet avant la facture finale

L'espacement des paiements joue également un rôle majeur dans le suivi comptable et opérationnel du projet. En effet, la scission de la mission en différents paliers contribue à l’efficacité de son pilotage. Ainsi, le service comptable du prestataire parvient à détecter rapidement un éventuel défaut de paiement. Il est donc en mesure de se montrer réactif pour dissiper le problème.

En ce qui concerne les acteurs de terrain, ces derniers observent l’avancement du projet de manière concrète. Sur la base de leurs constatations, ils sont également capables d’identifier et d’alerter sur de possibles dépassements budgétaires. Ceux-ci pourront entraîner des ajustements financiers en vue de réaligner les parties quant à la direction à apporter au projet.

Comment comptabiliser une facture de situation ?

Il existe différentes manières de procéder pour comptabiliser ce type de facture. Pour éviter d’éventuels impairs, il est vivement recommandé d’utiliser un logiciel de facturation spécifique à l’activité en question.

Méthodologie de calcul de la facture d'avancement

La facture de situation peut être calculée en fonction du pourcentage d’avancement des travaux réalisés par rapport au coût global de la mission. Par exemple, dans le cadre de la création d’un site internet par une agence web, la facturation échelonnée est tout indiquée.

Pour ce faire, chaque phase finalisée, comme l’élaboration du cahier des charges du site par exemple, doit être validée par le chef de projet. C’est à cette condition que l’agence web peut ensuite produire une facture intermédiaire à son client, relative à ces mêmes tâches.

L’exécution de cette étape participe à la progression globale de la mission. Elle doit être quantifiée et rapportée au pourcentage d’avancement de l’ouvrage final avant de faire l’objet d’une facture de situation.

Par ailleurs, la répartition des sommes à facturer peut également se rapporter à un lot spécifique ou à un marché. C’est notamment le cas dans le BTP, dès lors que l’entreprise fait appel à de la sous-traitance. Chaque spécialiste intervient sur son domaine de compétences, désigné comme un lot et facturé comme tel.

Gestion des lots et sous-traitance

C’est un fait, un chantier de BTP de grande envergure mobilise divers corps de métiers. Il n’est pas rare pour l’entreprise responsable des travaux de faire appel à d’autres professionnels dotés de qualifications spécifiques. Il peut s’agir :

• Du gros œuvre ;

• De la plomberie ;

• De la couverture ;

• etc...

Chacune de ces expertises est alors désignée comme un lot, ou un marché. Au terme de son accomplissement et après validation du maître d’œuvre, ce lot fait l’objet d’une facture de situation individuelle, éditée par le prestataire. Ce dernier l’adresse à l’entreprise donneuse d’ordre, qui elle, se charge d’éditer une facture globale pour son client.

Celle-ci reprend l’ensemble des factures intermédiaires émises et indique le niveau d’avancement global du chantier. De même, une fois tous les lots achevés, il convient pour le fournisseur d’éditer une facture de clôture à l’attention de son client, reprenant elle aussi la totalité des factures d’avancement établies.

Quelle est la différence entre une facture de situation et un acompte ?

Si ces deux méthodes de facturation semblent similaires, il faut savoir que leur objet diffère.

Définition et utilisation de l'acompte

La facture d’acompte est une pièce comptable visant à justifier le versement anticipé et partiel d’une somme due au titre d’une prestation à réaliser. Elle se distingue de la facture de situation par le fait qu’elle est éditée avant la réalisation de la mission. 

C’est au cours de la négociation que les parties évoquent le paiement d’un acompte avant d’accomplir la moindre tâche. Celui-ci correspond généralement à un pourcentage du montant global de la prestation. Son versement intervient soit à la signature du devis, soit juste avant le début des travaux. De ce fait, il doit être stipulé sur le devis initial. La signature de ce dernier formalise l’accord du client, de même que le règlement de l’acompte matérialise l’engagement mutuel des intéressés.

Comparaison avec la facture de situation

À l’inverse, l’émission de la facture d’avancement a lieu alors que le projet ou le chantier est en cours de réalisation. La facture d’acompte engage juridiquement le client et son fournisseur. La facture de situation, quant à elle, vise à rétribuer ce dernier pour la part de travail accomplie. L’acquittement de la quittance clôt cette étape et amorce le démarrage de la suivante, qui donnera lieu, une fois achevée, à l’édition d’une nouvelle facture intermédiaire.

Il s’agit de savoir déterminer quand l’utilisation de la facture de situation est plus appropriée que celle de l’acompte. En effet, le prestataire impose le paiement d’un acompte dans le but de consolider l’engagement du client à le faire travailler.

Il est plus judicieux de recourir aux factures de situation dès lors que la mission va durer sur le long terme ou se subdivise en divers postes. Cette méthode favorise l’établissement d’une relation de confiance entre l’entrepreneur et son client. Ce dernier suit la progression de l’ouvrage et valide avec le professionnel l’achèvement de chaque étape avant d’effectuer le paiement. De son côté, le fournisseur dispose des fonds pour couvrir les frais inhérents à la poursuite du chantier, et ce, sans qu’il n’ait à entamer sa propre trésorerie. 

L’usage de la facture de situation se révèle être un véritable atout pour le fournisseur d’une prestation de longue durée. Il optimise la gestion de ses liquidités et dispose d’une meilleure visibilité sur l’organisation de son chantier. De plus, il conforte ses clients quant à l’avancement du projet en les tenant régulièrement informés et actifs lors de la réalisation. Vous souhaitez plus de précisions sur le traitement de ce type de facture dans votre comptabilité ? Les équipes de Tiime se feront un plaisir de vous les apporter. N’hésitez pas à les contacter.