La valeur probante décryptée

Révolutionnaire dans la numérisation, le traitement et la conservation des pièces comptables, le concept de valeur probante mérite pourtant d'être décrypté !

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La valeur probante renvoie au terme juridique “probant”, constitutif d’une preuve, qui étaye un fait juridique. Ce terme prend tout son sens accompagné de la notion de “valeur”. On comprend l’idée d’équivalence, d’apporter la même force à l’élément de preuve “original”.

La reine des preuves étant l’écrit (l’aveu pour les puristes), nous parlons de valeur probante pour les document numériques. Longtemps délaissé par le législateur, l’usage massif de ce support a fini par être pris en compte et donc encadré.  

La loi fait entrer le numérique dans son vocabulaire dès 2000 avec “L' écrit numérique”.

Il faudra attendre 2016 et une Loi de Finance Rectificative (applicable depuis le 30 mars 2017) pour clarifier la situation en matière fiscale.   

Une suite de critères doit être respectée pour donner à la copie numérique la même valeur que son original papier. La valeur probante est donc autant un concept qu’un process.

Qu’est ce qui est concerné ? 

  • Les factures papier dès leur envoi ou leur réception (à compter du 30 mars 2017 et par mesure de tolérance aux factures papier émises antérieurement à cette date).
  • Les informations, documents, données, traitements informatiques ou système d'information constitutifs des contrôles de la piste d’audit fiable et la documentation décrivant leurs modalités de réalisation.

📃Qu’est-ce qu’une facture papier et qu’est-ce qu’une facture électronique ?  

La nuance s’opère à deux niveaux : 

  • le mode d’émission : depuis un fichier informatique ou un support papier
  • le mode de transmission

Une facture papier est créée de façon manuscrite (même en utilisant un pré-imprimé)ou sous forme informatique grâce à un logiciel et transmise sur support papier. 

Il suffit donc d’une étape manuscrite pour qualifier la facture de “papier”. 

Une facture de vente  électronique est (CGI art. 289, VI) est une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu'elle soit. Toutes les étapes du processus doivent donc être numériques

💫Comment passer d’une facture papier à une facture numérique ? 

Du papier vers le format numérique :

Pour encadrer la numérisation de la version papier vers une version numérique “garantie identique à l'original” des critères énoncés par le Livre de procédure fiscale précisé par le Bofip doivent être respectés. (LPF art. A. 102 B-2 ; BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§§ 100 et 105-07/02/2018) :

  • Les couleurs doivent être “reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur”.
  • Les images ne doivent pas faire l’objet de dispositifs de traitement
  • En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.
  • Chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) et doit être assorti :

1° D'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

2° D'une empreinte numérique ;

3° D'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile;

4° Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

  • Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Aussi complexe que risqué, l’opération est donc grandement vouée à être réalisée par “un tiers mandaté à cet effet”, un spécialiste, comme le préconise l’administration. 

Comment fait Tiime ? 

Tiime a présélectionné parmi la liste “de confiance” évoquée plus haut, des spécialistes du stockage et de la sécurité numérique. C’est Universign (accrédité RGS), entreprise française qui a répondu à nos exigences. 

Avec Tiime, l’utilisateur prend en photo son justificatif, il peut aussi le transférer par mail, le déposer via le Drag’n’drop ou encore l’importer depuis sa galerie photo. L’utilisateur valide ensuite la photo qui ne subira plus aucun traitement pour ne pas l’altérer.  Le document est alors converti en PDF sans être compressé ou retouché par Tiime. Tiime envoie à Universign une empreinte numérique (appelée hash) unique et sécurisée qui identifie le PDF. Universign “signe” (par un cachet) ce Hash et le restitue signé à Tiime. Notre tiers de confiance n’entre donc pas en possession des données, il vient les certifier. Un horodatage qualifié vient compléter les exigences légales.

C’est donc par le respect scrupuleux de toutes les conditions dictées par la LFR de 2016, aussi bien en interne qu’avec Universign que Tiime parvient à offrir ce service à ses utilisateurs pour TOUS leurs justificatifs et ce, gratuitement.

🔎Pourquoi pourquoi il n'y a pas de cachet visible sur mes documents ?

Si vos justificatifs visibles dans les Apps ne sont pas cachetés c’est parce que le cachet n’est pas un “tampon” qui serait apposé sur le document mais le respect d’une succession d’exigences légales. Dans cette logique de non altération du document original, apposer un tampon sur vos pièces serait les rendre inéligibles à la valeur probante ! 

En préservant la version cachetée à part, Tiime s’assure de se conformer à la loi tout en vous laissant accès à vos informations via une version “non cachetée” sur vos apps. 

Ces documents cachetés peuvent vous être demandés par l’administration fiscale, qui exige des pièces originales ou ayant une valeur probante. En cas de contrôle, vous pouvez alors contacter aide@tiime.fr, nos équipes réuniront toutes les pièces demandées grâce à une extraction manuelle des éléments demandés. 

Les PDF cachetés sont conservés et sécurisés dans nos bases de données (en Europe) pendant 10 ans !

Quel est l'intérêt ? 

Pour répondre aux obligations de conservation posées par le LPF (art. L. 102 B), tout en dématérialisant en toute sécurité toutes ses pièces pour un gain de place et de temps non négligeable. En cas de contrôle, une copie peut être transmise au vérificateur, cette copie est opposable à l’administration.  

Que retenir ? 

La numérisation des factures d’achat ou de vente est aussi complexe qu’encadrée. 

La valeur probante réside dans la capacité à reproduire un original papier à l’identique, de manière conforme. Pour se faire, il s’agit de respecter les exigences de l’article. A. 102 B-2 du LPF. Très peu d’acteurs réussissent à satisfaire les critères dictés en par la LFR de 2016. 

Tiime a sélectionné un spécialiste français pour offrir gratuitement à ses utilisateurs la valeur probante aux pièces numérisées. Le processus sécurisé mené entre Tiime et Universign assure à l’utilisateur de pouvoir fournir les justificatifs à l’administration en cas de contrôle fiscal et cela pendant 10 ans !

Autant dire que vos classeurs et vos étagères vont vite se vider avec Tiime. 

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