Exhaustivité des pièces comptables VS respect des échéances, pourquoi choisir ?

Si on vous demande : quelle est la matière première de tout cabinet comptable ? Vous répondrez sans trop hésiter : les pièces comptables, composées principalement des relevés bancaires, des factures d'achats, de ventes. 

Une des principales problématiques en cabinet d’expertise comptable est, sans surprise : la récupération de ces pièces comptables.

Dépendants des clients pour recevoir ces éléments, les cabinets sont pour autant les garants du respect des échéances fiscales.

Ainsi tiraillés entre sollicitation client et avancement des dossiers, nombreux sont les cabinets qui cherchent une alternative à ce goulot d’étranglement. 

La difficile équation entre pièces manquantes et respect des délais fiscaux

Longtemps le point noir des cabinets, la récupération de la donnée est un sujet qui connaît le plus d’avancées technologiques. Au point d’en devenir la marque de fabrique de quelques éditeurs qui ont su faire des points bloquants partagés par les cabinets, une solution clé. 

Malgré cela, il reste compliqué pour un cabinet d’être exhaustif sur l’ensemble des documents d’achats. Après le traitement des éléments, le cabinet est systématiquement confronté à des éléments en “suspens” qui se traduisent par des mails de relance aux clients. 

Le temps passe, les échéances fiscales approchent, l'ensemble des éléments demandés est rarement réuni… C’est un constat qui ne surprendra aucun professionnel du secteur. 

Lorsque l’échéance devient trop présente, arrive alors le moment d'arbitrer pour “tenir” les délais : des transactions sont passées en charge sans pièces comptables, la majorité des cabinets ne déduisent pas la TVA dessus pour éviter tout risque fiscal, d’autres sont mises en compte courant lorsque cela est possible…

Le résultat ?

Tous les cabinets, du collaborateur à l’associé le connaissent. C’est un travail fait à la dernière minute, du stress dans les équipes ( d’autant plus en période fiscale) qui se traduit par des heures supplémentaires pour tout finaliser en temps et en heure.

Entre théorie comptable et réalité en cabinet

C’est à ce niveau qu’il faut pousser l’analyse : 

Lorsqu’on se penche sur les justificatifs qui étaient manquants, il n’est pas rare de constater qu'ils ont, en grande partie, un “faible impact” d'un point de vue comptable : factures au montant anecdotique, transactions issues de paiements que le comptable est en mesure d'interpréter en comptabilité…

Et si ces transactions en suspens qui finissent en dossiers survolés étaient traités autrement ? Et si on tolérait une marge d’erreur en amont plutôt que de prendre encore plus de risques en “sortant” un dossier à la dernière minute ? 

L’expert-comptable, au sein de son cabinet, n’a pas forcément le temps de superviser l'ensemble des actions de ses collaborateurs, de vérifier la cohérence de l’ensemble des justificatifs demandés au client et donne donc souvent pour consigne d’agir avec “bon sens”. À charge pour les équipes de réussir à se détacher d’une vision rigoureuse de la comptabilité…

Par expérience, les collaborateurs ont souvent tendance à demander, par principe ou par réflexe, l'ensemble des justificatifs manquants aux clients. 

Or, le mieux n’est-il pas l’ennemi du bien ?😏

Rester attaché à la lettre et demander tous les éléments sans prioriser ses demandes selon la nécessité aboutit à l’effet inverse de celui qui a été recherché ! 

Quel compromis adopter ?

Concrètement, il s’agit de développer une approche par seuil, se dire que pour toute transaction inférieure à une certaine somme, le cabinet ne demandera pas de justificatif. Cela permet d’éviter les excès de zèle de certains collaborateurs, qui, cherchant à bien faire, vont demander un nombre trop important de justificatifs, qui n’ont, pourtant, aucun impact significatif sur les comptes de la société.

Ces seuils peuvent être différents selon les comptes comptables, mais ils permettent de contrer ces excès de rigueur et de gagner en efficacité auprès du client. Selon les cabinets, les seuils peuvent être de 20, 30 ou 50€, d’autres partent même sur des montants de 100€.

Assez logiquement, un nombre plus raisonnable de justificatifs manquants sera toujours traité de manière plus efficace par le client, qu’une liste énorme d’éléments à transmettre. 

De même, un mail moins consistant aura davantage de chance d’avoir un retour rapide. 

Enfin, un peu de pédagogie client pourra également être faite sur l’importance de ces justificatifs (vraiment) nécessaires. 

La sensibilisation du client sur ces aspects est trop souvent sous-estimée. Expliquer simplement pourquoi le cabinet a impérativement besoin de certaines pièces est souvent bien admis et intégré par le client.

Le cabinet pourra ainsi espérer gagner en latitude et en marge de manœuvre.

Quelle approche du risque ?

En réalité, il s'agit d’arbitrer entre un dossier traité avec une approche par seuil donc dans les délais et un dossier traité de manière plus classique sans garantie qu’il soit un jour complet.

Il est important de rappeler que pour un cabinet, au final, le “vrai risque” n’est pas de ne pas avoir la pièce comptable entre les mains. Il est qu’en cas de contrôle fiscal, le client ne soit pas en capacité de transmettre la pièce manquante qui serait identifiée par le contrôleur… 

En parlant de contrôle fiscal, le contrôleur base souvent son analyse de départ sur une approche par seuil, alors pourquoi ne pas faire de même ? 🙃