Quoi de plus chronophage que de faire coïncider manuellement une facture avec une transaction bancaire ? Malheureusement, si le rapprochement d’une facture avec une écriture bancaire n’est pas la tâche la plus sexy du métier, il est pourtant le garant d’une bonne gestion d’entreprise puisqu’il permet de suivre l’exhaustivité des factures entre autres. Alors on vous propose de faire tout ça de manière beaucoup plus simple : c’est là que le matching intervient !
Le matching, c’est le terme qu’on utilise chez Tiime et qui correspond à une réconciliation ou une association bancaire automatique. Autrement dit, si les informations d’une facture d’achat correspondent à celle d’une transaction, elles sont automatiquement liées et on appelle ça un match !
Cette fonctionnalité vient s’ajouter au processus mis en place par Tiime pour faciliter la récupération des pièces comptables et la saisie comptable. Pour rappel, cela s'orchestre en 3 étapes :
1/ L’ajout du justificatif soit par la prise en photo du justificatif, le transfert par e-mail, l’ajout depuis un fichier sur le web, le drag & drop, ou la connexion des facturiers : c’est la 1ère étape pour permettre à l’expert comptable d’avoir toutes les pièces comptables qui remontent dans l’interface Tiime du cabinet et au client d’avoir ses justificatifs sauvegardés dans son application avant d’être OCRisés.
2/ L’OCR : cette seconde étape est très importante puisqu’elle permet de détecter les informations essentielles indiquées sur la facture d’achat. L’OCR analyse le montant TTC, la date de la facture, le nom du fournisseur et la TVA inscrite sur le justificatif. Sans elle, notre algorithme ne pourra pas faire le rapprochement avec les informations des transactions.
3/ Le matching: Une fois que l’OCR est passé sur la facture et que toutes les informations ont été analysées, c’est l’IA développée par nos data scientists qui va s’occuper de faire le parallèle entre les données qui ressortent du justificatif et les données de la transaction bancaire. Pour que cela fonctionne, il faut que le montant, la date, et le libellé correspondent.
Il est parfois possible que le matching automatique ne parviennent pas à faire le lien entre la facture et la transaction. Cela se produit quand :
Dans tous les cas, les datas managers (qui organisent la donnée pour la rendre exploitable) repassent sur l’OCR de la facture en cas d’informations manquantes réduisant au maximum les risques que le match ne s’effectue pas.
Tiime a tout de même rendu possible pour l’expert-comptable comme pour le client de matcher manuellement une facture à une transaction.
Lorsque le matching automatique ne parvient pas à faire le lien entre le justificatif et la transaction associée, le lien peut être fait manuellement par le client via l’application Tiime.
Pour cela, il se rend sur le justificatif en question et clique tout simplement sur "Matcher" en dessous du justificatif.
Le client sélectionne ensuite la transaction correspondante dans la liste de ses opérations bancaires. Une fois matchée, la transaction sera visible sur le détail du justificatif, en bas de l’écran.
Il est également possible de matcher plusieurs justificatifs à une même transaction bancaire en se rendant sur la liste des transactions, et en cliquant sur la transaction en question. Votre client peut ensuite lier les justificatifs de son choix parmi ceux qui se trouvent dans sa liste (et qui n'ont pas de match).
Vous devez vous rendre dans l’onglet achats où sont enregistrés tous les justificatifs. Vous cliquez ensuite sur le bouton “matcher” dans l’onglet action à droite.
Une fois réalisé, toutes les transactions s’afficheront : il suffit alors de sélectionner la transaction à laquelle vous voulez matcher votre justificatif et de valider en cliquant sur “Matcher” en bas à droite.
A noter : Il est également possible de matcher un justificatif à une transaction depuis l’onglet banque en cliquant sur les 3 petits points dans la catégorie “actions”
Tout comme, l’OCR, le transfert des pièces, les demandes de quoi s’agit-il, les tags entre autres, le matching fait donc partie de ces fonctionnalités développées par Tiime qui permettent de simplifier au maximum votre saisie comptable et de faire gagner énormément de temps à vos collaborateurs !