6 actions pour une intégration réussie en cabinet d’expertise comptable

L’intégration est une étape qui ne se prend pas à la légère. Pourtant, selon l’Apec, 65% des entreprises n’ont pas de processus d’intégration pour leurs collaborateurs.

Et vous, avez-vous mis en place un processus d’intégration au sein de votre cabinet d’expertise comptable ? Si la réponse est “Oui, mais il n’est pas formalisé”, nous sommes désolés, cela ne compte pas ! 🤔

En effet, un processus d’intégration efficace repose d’abord sur une check-list exhaustive des actions à mettre en place et une bonne attribution des tâches (chaque tâche a un responsable bien défini). Ainsi, on ne peut laisser l’intégration se faire toute seule en croisant les doigts pour que tout se passe bien.

D’ailleurs, 88% des collaborateurs sont insatisfaits de leur accueil en entreprise. (MyRHLine)

Cela vaut le coup de s’y intéresser, pas vrai ?

Nous allons voir plus en détail comment vous pouvez faire la différence avec 6 actions à lancer facilement pour enchanter l’arrivée vos nouvelles recrues. C’est parti ! ✨

#1 - Prévoir un échange après l’entretien

Parce qu’une intégration réussie dépend aussi de la qualité de votre processus de recrutement et de la clarté des informations pour le candidat, vous devez vous assurer qu’il a toutes les informations nécessaires pour vous choisir.

Chez Lamacompta, nous invitons chaque candidat qui répond à nos critères de sélection à échanger pendant une 20aine de minutes avec deux potentiels futurs collègues.

En effet, nous faisons 2 fois plus confiance aux salariés d'une entreprise qu'à un PDG ou un cadre. (Dynamic Signal) Ainsi, cette pratique a deux principaux avantages :

• Votre future recrue apprend à connaître ses collègues et pose ses questions avec plus de liberté,
• Vos salariés sont valorisés en participant au processus de recrutement et sont plus à même de bien intégrer cette personne (ou de vous donner le signal d’alerte).

Les conditions de réussite de cette action ?

• Que vous soyez absent : les personnes choisies n’ont pas de lien hiérarchique avec votre candidat,
• Seulement deux personnes maximum échangent avec lui, car il risque d’être impressionné s’il y a plus de monde.

#2 - Organiser un moment convivial avant l’arrivée

74% des entreprises n’ont pas de processus de pré-intégration. (Apec) La pré-intégration, c’est la période entre le moment où votre candidat et vous décidez de travailler ensemble, et le jour J de son arrivée. Il peut se passer une semaine, deux semaines, un mois ou plus avant ce jour. Pendant ce temps, votre future recrue est sollicitée par son ancien employeur, les cabinets de recrutement et elle fait aussi sa veille des cabinets sur lamacompta.co. 🕵️‍♀️

Comment faire pour qu’elle ne succombe pas à une autre offre alléchante ? Tout simplement en lui montrant que vous êtes heureux de l’accueillir et qu’elle est attendue (sans en faire trop, il ne faudrait pas lui faire peur non plus).

Facile à dire, je sais.

Pourtant, il en faut peu pour rendre cette pré-intégration mémorable ! (Quand moins d’un tiers des entreprises jouent le jeu, c’est facile de sortir du lot).

Lors de la pré-intégration, votre objectif est de :

• Faire en sorte que l’équipe et la nouvelle recrue fassent connaissance sans pression
• Rassurer votre recrue et créer un sentiment d’appartenance

Pour cela, voici les solutions que nous avons testées :

• Inviter votre recrue à venir manger, boire un café au cabinet ou à sortir dans un bar avec l’équipe (si c’est votre habitude),
• La convier à un afterwork ou à un événement de team building déjà programmé,
• Organiser un café visio avec l’équipe ou lui envoyer une vidéo de bienvenue si elle ne peut pas se déplacer avant l’arrivée.

Tout au long de la pré-intégration, vous gardez le lien avec votre futur salarié par email, SMS, ou bien par téléphone, selon la culture de votre entreprise (de façon modérée). Cela ne concerne pas forcément que l’administratif, vous pouvez, selon l’occasion :

• Lui souhaiter une bonne fête,
• Un joyeux anniversaire,
• Une bonne année,
• Ou bien lui demander si son dernier jour en entreprise s’est bien passé et lui partager que vous êtes ravis de commencer cette nouvelle aventure ensemble. 👨‍👩‍👧‍👦
  
  

Pour aller plus loin, chez Lamacompta, nous demandons aux collaborateurs s’ils souhaitent un mac ou un PC, s’ils ont besoin d’un clavier en plus, etc. C’est engageant pour nos recrues et cela leur montre notre investissement pour qu’elles ne perdent pas leurs repères et qu’elles travaillent dans les meilleures conditions.

#3 - Préparer un pack de bienvenue

Avant son arrivée, vous envoyez un email à votre nouveau collaborateur pour lui donner les infos pratiques de la première semaine (restauration, horaires, code vestimentaire, etc.).

N’oubliez surtout pas de prévenir votre équipe quelques jours avant et le jour J ! Vous pouvez même leur envoyer une invitation calendrier pour qu’ils lui réservent un temps d’accueil autour d’un petit-déjeuner. ☕

À son arrivée, le nouveau collaborateur est bien accueilli et découvre son espace de travail que vous avez préparé avec soin :

• L’ordinateur est arrivé et est paramétré avec ses accès,
• Il y a tout le matériel de qualité nécessaire pour travailler dans les meilleures conditions (écran, clavier, souris, chaise, casque, adaptateur, etc.),
• Une touche personnalisée : un mot écrit à la main ou un mug avec son prénom, par exemple. Pack de bienvenue ne signifie pas goodies à gogo. Le cadeau doit être utile, responsable et personnel.

Il y a tellement de nouveaux arrivants qui arrivent devant un bureau vide. En suivant les précédents conseils, l’effet waouh est garanti ! 💥

#4 - Prendre du temps avec la nouvelle recrue

87% des entreprises considèrent que l’affectation d’un parrain ou d’une marraine est un moyen efficace d'accélérer l'intégration et d’en améliorer les conditions. Vous souvenez-vous de votre premier jour en cabinet ? Commencer dans un nouvel environnement est toujours un peu déroutant et être bien accompagné rend l’intégration plus aisée.

En plus de vous assurer que votre nouvel arrivant prend ses marques sous l’œil bienveillant de son parrain ou de sa marraine, vous devez faire en sorte qu’il s’imprègne de votre culture et en comprenne les codes. Pour cela, c’est à vous, Chefs d’entreprise et Manager de lui transmettre l’histoire du cabinet, sa vision et sa mission. Un collaborateur a besoin de comprendre :

➡️ Où voulez-vous l’emmener ?

➡️ Pourquoi vous suivre ?

➡️ Comment y aller ?

Notre conseil : prenez le temps dès les premiers jours de lui présenter ces éléments, lors d’un échange informel mais cadré.

Les questionnaires de Microsoft ont révélé que le temps passé en tête à tête avec leur manager au cours des premiers jours était pour les employés sondés le critère le plus important d’un onboarding réussi.

#5 - Planifier la première semaine

Vous êtes tenté de faire le tour des bureaux le matin et de laisser votre nouvelle recrue se débrouiller l’après-midi avec quelques collègues occupés, mais prêts à donner un coup de main ? Après tout, il peut ouvrir un classeur et lire les procédures. 📚

Nous vous le déconseillons fortement.

Après deux semaines, nous retenons 10% de ce que nous avons lu, et 90% de ce que nous disons et faisons. Rendez l’accueil ludique ! Quelques idées :

• Un livret d’accueil à trous : pour aller chercher l’info au sein du cabinet et échanger avec les services. Si vous avez plusieurs nouvelles recrues, une chasse au trésor peut être sympa.
• Vis ma vie : une personne de chaque service accueille pendant une vingtaine de minutes le collaborateur pour lui faire découvrir son poste, ses enjeux et ses liens avec les autres équipes. Le plus : cela prévient les futurs éventuels conflits liés à une incompréhension entre les services.
• Formation aux logiciels et outils internes : votre nouvelle recrue n’utilisait peut-être pas les mêmes outils et pas de la même façon. Valorisez des collaborateurs pédagogues en leur donnant le rôle de formateurs internes. (Ce ne serait pas une mission que vous pourriez aussi proposer à vos clients ? 💡)

#6 - Fixer des objectifs et collecter du feedback

Parce que l’on peut toujours s’améliorer, demandez du feedback à vos nouveaux arrivants. Ils ont l’avantage d’appréhender votre organisation avec un regard neuf et leurs expériences passées peuvent vous être bénéfiques.

👂 Comment récolter du feedback ? Voici deux outils simples et efficaces :

• Le rapport d’étonnement : un à deux mois après l’arrivée pour avoir un retour sur votre processus de recrutement et d’intégration,
• Le rendez-vous mensuel ou trimestriel : véritable rituel, il s’agit d’un moment privilégié en tête-à-tête avec votre collaborateur. Ce rendez-vous est formel et vous permet de poser des questions précises comme : “De quoi as-tu besoin pour atteindre les meilleurs résultats possibles ?” ou bien “Quels conseils peux-tu me donner pour m’améliorer”. (Oui il faudra être prêt à vous remettre en question pour cette dernière).

Contactez-moi sur mon profil LinkedIn si vous souhaitez recevoir nos modèles.

Un investissement pour le développement de votre cabinet

Je vous entends déjà dire, “je n’ai pas le temps pour ça, je travaille moi”.

Il ne s’agit pas de temps perdu mais d’un investissement pour le développement de votre cabinet d’expertise comptable.

Les chiffres le prouvent :

• Une intégration ratée vous coûte 7000€, vous le savez,
• Le remplacement du départ d’un collaborateur vous coûte entre la moitié de son salaire annuel, et le triple de celui-ci. (Momen)

Lorsque l’on sait qu’une recrue qui passe par un processus d’intégration complet a environ 58% de chances de plus de rester au sein de votre société (Workelo), les quelques heures passées à préparer l’arrivée et à accueillir votre nouvel arrivant ne paraissent plus si futiles. Avec les bons outils, un peu d’automatisation et de l’organisation, vous verrez que c’est du gâteau ! 🍰

Et l’intégration ne s’arrête pas au premier jour. Les études s’accordent à dire qu’elle dure en moyenne 90 jours. 40% des nouvellement embauchés auraient envisagé de quitter leur entreprise pendant leur période d’essai (Apec). Soignez particulièrement l’arrivée des stagiaires et alternants, ils sont vos collaborateurs et ambassadeurs de demain.

Alors, prêts à mettre en place ces actions pour un processus d’intégration au top.